Términos de Servicio

1. Aceptación de los Términos

Al acceder y utilizar Civika ("el Servicio"), usted acepta estar sujeto a estos Términos de Servicio ("Términos"). Si no está de acuerdo, no utilice el Servicio.

Estos Términos constituyen un acuerdo legal entre usted (persona natural o jurídica) y Civika SpA ("Civika", "nosotros"), RUT 78.170.139-4. Quien crea una organización en Civika los acepta en nombre de la empresa o persona que esa organización representa ("el Cliente").

2. Descripción del Servicio

Civika es una plataforma SaaS multi-vertical para pymes chilenas que ofrece herramientas operacionales activables por producto o vertical, incluyendo:

• Gestión de flujos operacionales por organización
• Verticales o módulos con límites, usuarios y planes propios
• Gestión de proyectos, documentos, pagos u otros datos según la vertical activa
• Colaboración con usuarios y equipos autorizados
• Reportes y exportaciones disponibles en cada producto

3. Elegibilidad y Registro

3.1 Elegibilidad

Debe tener al menos 18 años, capacidad legal y proporcionar datos veraces. Mantenga segura su cuenta.

3.2 Cuenta de Organización

• Cada organización tiene un espacio de trabajo independiente y aislado
• El administrador de la organización es responsable de gestionar los usuarios
• Las licencias se calculan según el modelo de plan/vertical activo

3.3 Verificación

Nos reservamos el derecho de verificar la información proporcionada, incluido el RUT y los datos de contacto.

4. Uso Aceptable

4.1 Usted PUEDE

• Gestionar información legítima de su organización dentro de las verticales contratadas o habilitadas
• Invitar colaboradores y asignar roles según su plan
• Exportar datos en formatos disponibles
• Integrar con servicios autorizados

4.2 Usted NO PUEDE

• Compartir credenciales de acceso
• Realizar ingeniería inversa del Servicio
• Usar el Servicio para actividades ilegales
• Intentar vulnerar la seguridad o acceder a datos de otras organizaciones
• Revender o sublicenciar el Servicio sin autorización
• Usar scripts automatizados sin autorización expresa
• Almacenar contenido ilegal o infringir derechos de terceros

Civika puede suspender cuentas por violaciones, notificando previamente.

5. Propiedad Intelectual

Sus Datos: Retiene derechos sobre los datos, archivos, registros, fotos, presupuestos, documentos y demás contenido que ingrese al Servicio. Otorga a Civika una licencia limitada para procesarlos y mostrarlos solo en la medida necesaria para operar el Servicio, en los términos de la sección 8.

Nuestra Plataforma: Software, diseño y código son propiedad exclusiva de Civika SpA, protegidos por ley chilena.

Comentarios y Sugerencias: Cualquier sugerencia o feedback que nos entregue sobre el Servicio puede ser usado por Civika sin restricción ni compensación.

6. Planes, Pagos y Cancelación

6.1 Suscripción

Planes en CLP + IVA, cobrados vía Mercado Pago u otros medios informados en la plataforma. Las condiciones pueden variar por vertical, plan o periodo de prueba.

6.2 Licencias

Las licencias, límites y usuarios disponibles pueden depender del plan y de la vertical activa. La plataforma informará cuando una acción requiera upgrade o capacidad adicional.

6.3 Renovación y Cancelación

Las suscripciones se renuevan automáticamente. Cancelación desde panel; efectiva fin de período pagado. Sin reembolsos parciales, salvo ley aplicable.

6.4 Mora

• 7 días: Notificación
• 15 días: Modo lectura
• 30 días: Suspensión
• 60 días: Posible eliminación de datos, con aviso previo y conforme a la sección 8.9

7. Privacidad y Seguridad

La Política de Privacidad describe los datos de los que Civika es responsable (cuentas de usuario, facturación, soporte, seguridad y sitio web) y cómo ejercer los derechos que reconoce la Ley 19.628, modificada por la Ley 21.719. Los datos que el Cliente ingresa al Servicio se rigen por la sección 8.

Medidas de seguridad: cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256), aislamiento entre organizaciones con políticas de acceso a nivel de base de datos, control de acceso por rol y respaldos diarios de la base de datos que se conservan 7 días. La base de datos y los archivos se alojan en Supabase, en São Paulo, Brasil.

8. Tratamiento de Datos por Encargo

Esta sección es el acuerdo de encargo de tratamiento de datos personales entre el Cliente y Civika.

8.1 Roles

• El Cliente es el responsable de los datos personales que su organización ingresa, importa o genera en el Servicio ("Datos del Cliente"): decide para qué y cómo se tratan.
• Civika es el encargado: trata los Datos del Cliente por cuenta del Cliente, solo para prestar el Servicio y según sus instrucciones. La configuración y el uso que el Cliente y sus usuarios hacen del Servicio constituyen esas instrucciones.

8.2 Objeto, finalidad y duración

• Objeto: alojar, procesar y mostrar los Datos del Cliente para operar las verticales y funcionalidades que el Cliente activa.
• Finalidad: la gestión operacional del Cliente (por ejemplo, ventas, rutas y despachos, documentos tributarios, proyectos, informes, documentos y comunicaciones con sus clientes).
• Duración: mientras la organización esté activa y hasta completar la devolución y supresión descritas en la sección 8.9.

8.3 Tipos de datos y categorías de titulares

Según las funcionalidades que el Cliente use, los Datos del Cliente pueden incluir:

• Identificación y contacto: nombre, RUT, correo, teléfono, dirección y cargo.
• Ubicación: dirección y coordenadas de clientes y obras, y la ubicación del dispositivo de los usuarios al registrar pedidos, visitas, entregas o evidencias.
• Comerciales y tributarios: pedidos, ventas, documentos tributarios electrónicos, pagos, saldos, cobranzas y condiciones de crédito.
• Operacionales y laborales: rutas, tareas, asistencia, informes diarios, firmas, fotos y archivos cargados; en Obras, además, datos previsionales, de salud, antecedentes y remuneraciones de trabajadores, y datos bancarios de subcontratistas.

Titulares: clientes, trabajadores y usuarios del Cliente, sus proveedores, subcontratistas y contactos, y las personas que interactúan con portales o formularios que el Cliente publica.

8.4 Obligaciones de Civika

Civika se obliga a:

1. Tratar los Datos del Cliente solo según las instrucciones del Cliente y no usarlos para fines propios, publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
2. No comunicarlos ni cederlos a terceros, salvo a los subencargados de la sección 8.6 o por obligación legal o resolución de autoridad competente. En este último caso avisará al Cliente, salvo que la ley lo prohíba.
3. Mantener la confidencialidad de los Datos del Cliente y exigirla a su personal y subencargados, también después de terminado el Servicio.
4. Aplicar las medidas de seguridad de la sección 7 y mejorarlas según el riesgo.
5. Informar al Cliente, por los medios más expeditos posibles y sin dilaciones indebidas, cualquier vulneración de seguridad que afecte Datos del Cliente, con la información disponible para que el Cliente cumpla sus propias obligaciones de reporte.
6. Asistir al Cliente para responder las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo de los titulares. Si Civika recibe una solicitud dirigida al Cliente, la remitirá al Cliente sin responderla por su cuenta.
7. Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de esta sección.

Civika accede a los Datos del Cliente solo cuando lo requiere la prestación del Servicio, el soporte que el Cliente solicita o la seguridad del Servicio, con personal autorizado.

8.5 Obligaciones del Cliente

El Cliente declara que cuenta con una base de licitud para tratar los Datos del Cliente y que informa a los titulares, incluidos sus trabajadores cuando registra su ubicación, que usa a Civika como encargado. Solo debe ingresar datos sensibles, como documentos de salud o antecedentes de trabajadores, cuando cuente con la base de licitud que la ley exige para ellos, y datos de menores de edad solo con la autorización que la ley exige.

Las reglas automáticas que el Cliente mantiene activas, como el bloqueo de ventas a crédito por deuda vencida, son decisiones del Cliente. El Cliente debe explicarlas y revisarlas con intervención humana cuando un titular lo solicite.

8.6 Subencargados

Al aceptar estos Términos, el Cliente autoriza específicamente y por escrito a Civika para recurrir a los proveedores listados como subencargados en la Política de Privacidad, para los fines allí indicados. Civika les impone obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de esta sección y sigue respondiendo ante el Cliente por su cumplimiento.

Civika avisará al Cliente con 30 días de anticipación antes de incorporar o reemplazar un subencargado. Si el Cliente se opone por motivos fundados de protección de datos, podrá terminar el Servicio antes de que el cambio se aplique, sin costo adicional.

8.7 Transferencias internacionales

Los Datos del Cliente se alojan en Brasil y algunos subencargados los procesan en otros países, principalmente Estados Unidos. Civika solo usa proveedores que ofrecen acuerdos de tratamiento de datos con garantías contractuales de protección, y el Cliente autoriza estas transferencias para prestar el Servicio.

8.8 Inteligencia artificial

Las funciones de inteligencia artificial procesan los Datos del Cliente necesarios para cada tarea (por ejemplo, leer una factura o responder una consulta) mediante los proveedores indicados en la Política de Privacidad. Según sus condiciones para uso mediante API, esos proveedores no usan los datos para entrenar sus modelos. Los resultados son asistencia: no reemplazan la revisión de los usuarios del Cliente.

8.9 Término del encargo

Al terminar el Servicio, el Cliente podrá exportar los Datos del Cliente con las herramientas del Servicio o pedir una exportación a contacto@civika.app durante 30 días. Después, Civika suprimirá los Datos del Cliente dentro de los 60 días siguientes al término, salvo que la ley le exija conservarlos. Las copias de respaldo se eliminan en su ciclo de 7 días.

9. Disponibilidad y Soporte

SLA: 99.5% mensual (excluye mantenimientos notificados con 48h). Soporte: contacto@civika.app, L-V 9:00-18:00 hora Chile (respuesta 24-48h hábiles).

10. Garantías y Responsabilidad

Servicio "tal cual", sin garantías de ininterrupción. IA asistencial: Verifique datos críticos.

Limitación (permitida por ley chilena): Responsabilidad ≤ pagos últimos 12 meses. Excluimos daños indirectos/lucro cesante y pérdida de datos más allá de nuestros backups disponibles.

11. Indemnización

Usted acepta indemnizar y mantener indemne a Civika frente a reclamos, daños o gastos (incluidos honorarios legales) que surjan de: su uso del Servicio; el incumplimiento de estos Términos; la violación de derechos de terceros; o contenido que usted suba o comparta.

12. Terminación

• Por usted: Cualquier momento; exportación de datos disponible durante 30 días.
• Por nosotros: Por violación, mora, uso fraudulento o ilegal, o inactividad >180 días.

El acceso al Servicio cesa de inmediato al terminar la cuenta. Los Datos del Cliente se devuelven y suprimen según la sección 8.9; los datos de facturación de Civika se conservan 6 años por obligación tributaria. Las obligaciones de pago pendientes se mantienen vigentes.

13. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de modificar estos Términos. Los cambios se notificarán con 30 días de anticipación vía email y/o en la plataforma. También podemos modificar, suspender o discontinuar funcionalidades del Servicio, notificando cambios significativos con anticipación razonable.

Esta versión rige desde su publicación para las organizaciones creadas desde esa fecha, y desde el 1 de diciembre de 2026 para las existentes.

14. Disposiciones Generales

Ley Aplicable: Leyes de Chile; tribunales de Santiago.
Acuerdo Completo: Estos Términos constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y reemplazan acuerdos previos.
Cesión: Usted no puede ceder estos Términos sin nuestro consentimiento previo por escrito.
Divisibilidad: Si alguna disposición es declarada inválida, las restantes permanecen vigentes.
Fuerza Mayor: No seremos responsables por incumplimientos debido a causas fuera de nuestro control razonable.

15. Contacto

Civika SpA | RUT 78.170.139-4 | contacto@civika.app | +56 9 4747 6587

Al usar Civika post-vigencia, acepta estos Términos. Historial de cambios disponible en https://civika.app/terminos.

Historial de Cambios